Modtagelse af nye medarbejdere

På IFA prioriterer vi et nøje gennemtænkt onboardingforløb for alle medarbejdere og ph.d. studerende. Det gør vi for at skabe de mest optimale betingelser for en god start her på instituttet. Det er vigtigt, at nye medarbejdere hurtigt bliver introduceret til IFAs kultur og føler sig velkomne, også allerede inden start.

Preboarding: Introduktion og praktiske foranstaltninger

Den indledende modtagelsesprocedure påbegyndes allerede et godt stykke tid inden den nye medarbejder eller ph.d. studerende starter. Vi kalder det preboarding, hvilket omhandler al væsentlig information, som medarbejderen kan drage nytte af i sin forberedelse på opstart.

Foruden de formelle papirer, som afsendes fra HR, vil den administrative kontaktperson sørge for at afsende en velkomstmail med relevant info før opstart.

Velkomstmailen indeholder følgende:

• • Information om første mødedag. Tid og sted samt kontaktperson
  • Link til Ny medarbejder informationsside* eller den lokale ph.d. hjemmeside
  • Information om kontorplads, computer, adgang til diverse systemer, osv.

*Her er link til International Staff Office, Getting started events osv.

Onboarding i tre tidsintervaller:

Onboarding betyder, at vi sætter en styret ramme for de aktiviteter, som gennemføres efter medarbejderen/ph.d.’en er startet og i de efterfølgende 90 dage.

Den første uge

På den første dag vil den nye medarbejder/ph.d. møde mange nye indtryk. For at man som ny på IFA føler sig velkommen og får et positivt indtryk, er det vigtigt, at der afsættes god tid ved de relevante kontaktpersoner (leder, evt. mentor, adm. kontakt eller ph.d. koordinator).

Første uge kan indeholde følgende:

• Evt. morgenmad med nærmeste kolleger og leder
• Møde med de relevante kontaktpersoner
  Opstartsmøder med koordinator/vejleder for at introducere og forventningsafstemme i forhold til: arbejdskultur, ”hvor kan jeg finde hjælp”, arbejdsopgaver/mål mm.
• Rundvisning på IFA 

Særligt for fastansatte VIP

• Den nye medarbejder laver kort præsentation af sig selv på førstkommende VIP frokost – mulighed for spørgsmål
• 1:1 møde med de andre fastansatte VIP’er
• Møde med mentor som denne er tilknyttet de første måneder på IFA

Den første måned

De første 30 dage er den periode, hvor medarbejderen/den ph.d. studerende danner sig et indtryk af, hvordan det reelt set er at være på IFA og bliver introduceret til og overladt med egne opgaver.

Det er vigtigt at afsætte tid til at drøfte de observationer og overvejelser, den nye medarbejder har gjort sig. I løbet af den første måned bør følgende være etableret:

• Opfølgningssamtale med leder – ”hvordan går det?”
• Løbende feedback

De første tre måneder:        

Efter tre måneder afholdes en evalueringssamtale mellem nærmeste leder og medarbejderen.

Det er vigtigt at have fokus på:

• Kulturen – IFAs kultur og de formelle og uformelle kulturelle spilleregler.
• Regler og processer - Den nye medarbejder/ph.d. studerende skal på dette tidspunkt gerne kende til regler og processer og have en følelse af, at de giver mening.

Ph.d. studerende indkaldes til et start-up møde med vejleder og et medlem af ph.d. udvalget.