REFERAT AF MØDER i IFAs FORRETNINGSUDVALG den 24. januar 2013 kl. 9.00

Til stede fra TAP-FU: Lars H. Andersen, Anders Damgaard, Poul Erik Eriksen, Ruth Laursen og Uffe Simonsen.

Til stede fra VIP-FU: Lars H. Andersen, Hanne Andersen og Ulrik Uggerhøj.

Fraværende: Søren Pape Møller; Jacques Chevallier; Philip Hoffmann, Klaus Mølmer  

Referent: Ruth Laursen.

 1. Meddelelser fra institutleder

• Instituttets økonomi for 2013 blev fremlagt på informationsmødet den 23. januar.
• Brugerbetaling i værkstederne blev drøftet, og institutlederen besluttede, at timeprisen for 2013 skal være kr. 150 internt og kr. 500 eksternt.
• Stillingen som værkfører er nu opslået i dagspressen og på Jobnet.
• Den 18. og 19. marts afholdes seminar for VIP´er på Hotel Vejle Fjord.
• Instituttets eksterne aktiviteter, såsom Fysikshow og besøgsservice nedskæres i 2013. Fakultetet har bevilget en fast pulje til aktiviteterne, således at der nu er et loft over budgettet.
• Anders Damgaard skitserede problemerne med varemodtagelse i workflow for iNANOs bestillinger, som Torben Hyltoft klarer i det daglige. iNANO bruger ikke rekvisitioner mere, hvilket betyder at fakturaerne kun er angivet med en kontostreng, og uden rekvisition skal Torben bruge alt for megen tid på at finde tilbage til det aftalte. Ruth laver et udkast til mail til iNANO, som skal indeholde IFA´s krav til bestillinger, som IFA skal foretage på vegne af iNANO.

2. Meddelelser fra sekretariatsleder

• I de kommende uger sker der en del omrokeringer i kontorerne, efter at Arne Nylandsteds gruppe er flyttet til Nano huset.
• Den nye fordeling af VIP´er til de enkelte sekretærer er nu på plads og vil blive meddelt omkring 1. februar.
• Ruth har søgt og fået kr. 41.000 fra TAP-studierejsefonden til administrationens næste studietur.

3. Hvad laver administrationen?

Til mødet forelå et oplæg om sammensætningen af administrationen: sekretærer, VIP-koordinator, undervisningssekretær og informationsmedarbejder. Heri var funktionsbeskrivelser for alle samt den struktur, der er valgt for fordelingen af opgaverne skitseret . Oplægget blev kort gennemgået og drøftet.

4. Eventuelt

• Uffe orienterede om det arbejde, der er i gang med tømning af kælderen før renoveringen starter.
• På næste møde fortæller Anders om konstruktions- og driftsafdelingen.

Møderne sluttede 11.50.

Lars Andersen og Ruth Laursen