Aarhus University Seal / Aarhus Universitets segl

Orientering om konvertering af IT-systemer

I perioden ultimo august til medio september konverteres de it-systemer, som AU anvender til økonomistyring.

17.08.2012 | Mette Alstrup Lie

I perioden ultimo august til medio september konverteres de it-systemer, som AU anvender til økonomistyring, så systemerne kommer til at afspejle den nye organisering på AU. Det vil helt konkret sige, at de nye hovedområder, institutter, godkendelseshierarkier osv. skal oprettes i systemerne.

AURUS og INDFAK lukkes midlertidigt

Konverteringen betyder, at rejse- og udgiftsafregningssystemet AURUS og faktureringssystemet IINDFAK lukkes midlertidigt i følgende perioder:

AURUS: fra den 29. august til og med den 9. september 2012
INDFAK: fra den 1. september til og med den 13. september 2012

Konverteringen og lukningen har betydning for de medarbejdere, der benytter AURUS eller INDFAK.

 

I lukkeperioden vil det ikke være muligt at lave udgifts- og rejseafregning i AURUS, og eventuelle udbetalinger kan også først finde sted, når systemet åbner igen. Lukningen påvirker dog ikke rejsebestillinger hos CWT.

I INDFAK vil det ikke være muligt at behandle indkomne fakturaer i lukkeperioden, og der kan derfor forventes en ophobning af ubehandlede fakturaer, når systemet åbnes igen.

INDFAK:
For at konverteringen skal skabe så få problemer som muligt, skal du som medarbejder være opmærksom på følgende:

  • Ryd op i INDFAK før lukningen.
  • Senest den 24. august vil der blive sendt indkomne nye fakturaer i flow til rekvirenterne.
  • Senest den 31. august kl. 23.59 skal alle fakturaer i flow være godkendt. For rekvirenterne betyder det, at de ikke skal vente med varemodtagelsen til den allersidste dag.
  • Den 14. september åbner INDFAK igen. Du får en velkomstmail med nyt brugernavn og yderligere informationer.
  • Når INDFAK åbner igen den 14. september, vil der have ophobet sig en mængde fakturaer. AU Økonomi opfordrer brugerne til at få behandlet fakturaerne hurtigst muligt.
  • AU’s leverandører bliver via brev orienteret om den midlertidige lukning af økonomisystemerne på AU og eventuelle forsinkelser i betalingen af fakturaer.

AURUS:
For at konverteringen skal skabe så få problemer som muligt, skal du som medarbejder være opmærksom på følgende:

  • Senest den 28. august kan du oprette nye AURUS-afregninger, som skal være videresendt til kontrollanten inden lukningen.
  • Senest den 4. september skal kontrol og godkendelse af afregninger være foretaget i AURUS.
  • Den 5. september foretages de sidste AURUS-udbetalinger inden lukkeperioden.
  • Den 10. september åbner AURUS igen. Du får en velkomstmail med nyt brugernavn og yderligere informationer.

AU’s webshop
I forbindelse med konverteringen af økonomisystemerne er det også nødvendigt at lukke AU’s webshop i en kortere periode. Webshoppen er lukket i perioden fra den 1. september til og med den 9. september. I den periode kan der ikke modtages betaling i webshoppen, og tilmeldinger til konferencer og arrangementer (gælder både betalings- og gratisarrangementer) kan dermed ikke bekræftes. AU Økonomi orienterer arrangører, der kan blive berørte af lukkeperioden.

Konverteringen af AU’s økonomisystemer er første etape på vejen mod en fælles økonomistyringsmodel. Når konverteringen er fuldført, vil økonomisystemerne afspejle den nye organisering på AU, og vi har et fælles fundament for den videre implementering af den fælles økonomistyringsmodel.

 

www.au.dk/faellesoekonomimodel kan du læse mere om konverteringen af it-systemerne, lukningen af AURUS og INDFAK samt forberedelserne til fælles økonomistyring på Aarhus Universitet.

 

Har du spørgsmål til lukkeperioder i INDFAK, AURUS og Webshop, kan du kontakte din sædvanlige kontaktperson på økonomiområdet:

Link for hovedområderne: medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/oekonomi-for-hovedomraaderne/

Link for vicedirektørområderne: medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/oekonomi_bygninger/Find_en_medarbejder_i_OEP/ADM_OEkonomi.pdf

 

Med venlig hilsen

 

AU Økonomi

 

---

 

Dear colleague,

 

From the end of August to mid-September, the IT systems that Aarhus University uses for financial management will be converted to reflect Aarhus University’s new organisation. In specific terms, this means that the new main academic areas, departments and approval hierarchies, etc. will be implemented in the systems.

INDFAK and AURUS are being temporarily closed

The conversion means that the AURUS travel and expense accounts system and the INDFAK invoicing system will be temporarily closed during the following periods:

AURUS: from 29 August up to and including 9 September 2012
INDFAK: from 1 September up to and including 13 September 2012

The conversion and closure affect all staff members who use AURUS or INDFAK.

 

During the closure period, it will not be possible to process travel and expense accounts in AURUS, which means any payments can first be made when the system reopens. However, the closure does not affect travel bookings at CWT (Carlson Wagonlit Travel). During the closure period, it will not be possible to process new incoming invoices, which means a backlog of unprocessed invoices can be expected when INDFAK reopens.

INDFAK
To avoid as much inconvenience as possible during the conversion, staff members are requested to be aware of the following:

  • Clear INDFAK before the closure.
  • By 24 August at the latest, new incoming invoices in flow will be sent to the people responsible for the orders.
  • No later than 31 August at 23.59, all invoices in flow must be approved. For people responsible for ordering goods, this means that you must not wait until the very last day to receive goods.
  • INDFAK reopens on 14 September. You will receive a welcome e-mail with a new username and further information.
  • When INDFAK reopens on 14 September, there will be a large backlog of invoices. AU Finance encourages users to process the invoices as quickly as possible.
  • Aarhus University’s suppliers will be notified by letter about the temporary closure of the finance systems at Aarhus University and possible delays in payments of invoices.

AURUS
To avoid as much inconvenience as possible during the conversion, staff members are requested to be aware of the following:

  • You can register new AURUS accounts until 28 August at the latest, and they must be forwarded to the supervisor prior to the closure.
  • By 4 September at the latest, accounts must be checked and approved in AURUS.
  • The last AURUS payments before the closure period will be made on 5 September.
  • AURUS reopens on 10 September. You will receive a welcome e-mail with a new username and further information.

Aarhus University’s webshop
In connection with the conversion of the finance systems, it is also necessary to close Aarhus University’s webshop for a short period. The webshop will be closed from 1 September up to and including 9 September. Payments cannot be received at the webshop during this period, and registration for conferences and other events (applies to both paid and free events) can therefore not be confirmed. AU Finance will notify organisers who can be affected during the closure period.

The conversion of Aarhus University’s finance systems is the first stage towards a joint financial management model. Once the conversion has been completed, the finance systems will reflect Aarhus University’s new organisation, thus providing the university with an overall basis for the further implementation of the joint financial management model.

 

To read more about the conversion of the IT systems, the closure of AURUS and INDFAK, and the preparations for joint financial management at Aarhus University, go to www.au.dk/faellesoekonomimodel (in Danish).

 

If you have any questions about the INDFAK, AURUS and Webshop closure periods, please get in touch with your normal contact person in the finance area:

Link for the main academic areas: medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/oekonomi-for-hovedomraaderne/

Link for deputy directors: medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/oekonomi_bygninger/Find_en_medarbejder_i_OEP/ADM_OEkonomi.pdf

Institut for Fysik og Astronomi, Medarbejdere