REFERAT AF MØDE med IFAs udvalgsformænd 24. september 2013 kl. 12.00

Til stede: Lars H. Andersen, Allan H. Sørensen, Frank Grundahl (for Lars Bojer Madsen), Poul Erik Eriksen, Niels Carl Hansen, Samuel Schindler, Peter Balling og Steen Brøndsted Nielsen.

Fraværende: Helge Knudsen, Ulrik Uggerhøj og Lars Bojer Madsen.

Referent: Ruth Laursen.

Institutlederen indledte med en kort orientering om instituttets aktuelle situation: Vi har fået ny dekan, der har startet nye tiltag. Institutterne skal den 1. oktober udarbejde et sæt "Key Performance Indicators" (KPI’er), som kan hjælpe til at understøtte Instituttets faglige udvikling. Konkret er vi blevet bedt om at angive en liste på 10 prioriterede KPI’er med angivelse af forventet fremgang i 2014 samt en kort beskrivelse af, hvad der ønskes at måle med den enkelte KPI.

Endvidere henviste Lars til kommissorierne for udvalgene, og udvalgsformændene rapporterede herefter om "året der gik".

1. Forskningsudvalget

Kommissorium:
Udvalget refererer til institutlederen.
Udvalget ledes og indkaldes af institutlederen.
Udvalgets medlemmer udpeges af institutlederen.

Overordnede funktioner:

• Bidrage til planlægning af instituttets overordnede forskningsstrategi.
• Være med til at identificere nye forskningsområder for IFA.
• Konkretisere hvordan instituttets indsatsområder kan styrkes.
• Pege på initiativer der kan fremme forskningens kvalitet og kvantitet.
• Pege på initiativer der kan fremme deltagelse i vigtige forskningssammenhænge nationalt og internationalt.
• Pege på initiativer der kan gavne yngre forskere.
• Være med til at finde nye forskningstalenter både fra IFA og andre institutioner.
• Hjælpe med at tilvejebringe tal der kan bruges i analyse af instituttets forskningsindsats.

Lars orienterede om den ændring der er sket i året, udvalget er blevet mindre og mere operationelt, og han håber derved, at udvalget kommer til at spille en god rolle i instituttets fremtidige strategi.

2. Uddannelsesudvalget

Udvalget er nedsat af Fakultetet (prodekanen for undervisning).
Standardkommissorium kan ses her:
http://bios.medarbejdere.au.dk/fileadmin/Resources/dmuintranet/Bioscience/Uddannelsesudvalg/Uddannelsesudvalg_standardkommisorium.pdf

Allan Sørensen: Det af Fakultetet nedsatte aftagerpanel har holdt sit første møde i maj måned.

Talentforløb: Instituttet er pilotprojekt på den nystartede uddannelse, hvor 23 personer tilkendegav interesse ved starten af undervisningskvarteret. Der er nu 15 tilbage, de frafaldne begrunder det med tidspres.

Skolefysik: Erik Horsdal fratræder til august 2014, og vi skal i den anledning gennemtænkte forløbet inden en ny underviser starter. Vi skal bla. drøfte om de studerende har tilstrækkelige undervisnings-kompetencer, når de er færdige.

3. Ph.d.-udvalget

Ph.d.-udvalget er paritetisk sammensat af VIP-medarbejdere og ph.d.-studerende og består af medlemmer valgt af og blandt det fastansatte videnskabelige personale på hvert institut og de indskrevne ph.d.-studerende på hvert institut. Udvalget vælger en formand blandt VIP-medlemmerne og en næstformand blandt de indvalgte ph.d.-studerende. Formanden tilrettelægger udvalgets arbejde i samarbejde med ph.d.-skoleleder, programudvalg (om programudvalg, se nedenfor) og valgte ph.d.-studerende, og er desuden mødeleder, når udvalget samles.

Udvalget har herudover følgende opgaver:

• at godkende ph.d.-kurser.
• at udarbejde forslag til ph.d.-skolelederen om interne retningslinjer for ph.d.-skolen.
• at udtale sig til ph.d.-skolelederen om evaluering af ph.d.-uddannelsen og ph.d.-vejledning.
• at godkende ansøgninger om merit og dispensation fra ph.d.-studerende, der endnu ikke har afsluttet kandidatuddannelsen, i samarbejde med det relevante studienævn for kandidatuddannelsen.
• at drøfte og udtale sig om alle andre spørgsmål af betydning for ph.d.-uddannelse og ph.d.-vejledning, som forelægges udvalget af ph.d.-skolelederen eller programudvalg.

VIP-medlemmerne af ph.d.-udvalget har derudover i deres egenskab af stående indstillingsudvalg følgende opgave:

• samlet drøftelse under forsæde af ph.d.-skolelederen af alle ansøgere til indskrivning på Ph.d.-skolens ph.d.-programmer.

Frank Grundahl orienterede om arbejdet i udvalget: evaluering af ph.d.-ansøgninger, udarbejde udtalelser, forberede del A og del B eksamen. Udvalget kunne ønske sig et bedre materiale fra GSST, således at der f.eks. modtages en samlet pdf-fil og ikke som det ofte sker, mange forskellige filer. Han nævnte ph.d. planneren som et eksempel på styringsredskaber, som har sine mangler.
Vedrørende internationaliseringsplaner drøftede man, hvordan man kunne tiltrække kvalificerede ansøgere: kunne man f.eks. invitere udenlandske ansøgere med excellente papirer til et kort ophold på IFA hvor de evt. kan formulere et forskningsprojekt?

4. IT-udvalget

Kommissorium:
Udvalget refererer til institutlederen.
Udvalget ledes og indkaldes af formanden.
Udvalgets medlemmer udpeges af institutlederen.

Overordnede funktioner

• Bidrage til planlægning af instituttets IT-infrastruktur, samt dennes sammenhæng med fakultetets.
• Tydeliggøre adgangsmetoder – f.eks. i form af vejledninger - for nye brugere af de centrale IT-systemer.
• Pege på initiativer der kan højne IT-systemernes hastighed og brugervenlighed.
• Bidrage til at identificere fremtidige behov for IT-systemer.

Niels Carl Hansen orienterede: der havde været afholdt møde med AU IT for at forklare om de særlige server behov som Fysik har, specielt i Astronomi gruppen. Det er efterfølgende blevet aftalt, at vi kan trække på hjælp fra Kurt Marcussen, som har de nødvendige kompetencer.
Det er udvalgets opfattelse, at de daglige "help-desk" spørgsmål besvares udmærket, men de særlige systemer, som f.eks. linux: her savnes der kompetencer fra AU IT.

5. Arbejdsmiljøudvalget

Udvalget varetager de strategiske opgaver i forbindelse med arbejdsmiljø på instituttet:

• Planlægge, lede og koordinere Instituttets samarbejde om arbejdsmiljø.
• Gennemføre den årlige arbejdsmiljødrøftelse samt deltage i APV arbejdet.
• Deltage i planlægning af nye/ændrede aktiviteter (ombygning, ny teknologi, nye arbejdsgange mm).
• Rådgive arbejdsgiveren vedrørende arbejdsmiljø.
• Kontrollere Instituttets sikkerheds- og sundhedsarbejde samt føre kontrol med at sikkerhedsforskrifter overholdes.
• Koordinere, rådgive og vejlede arbejdsmiljøgrupperne.

Poul Erik Eriksen orienterede om resultatet af den Psykiske APV. Instituttet udarbejdede en handlingsplan, som kan ses på hjemmesiden, og rapporten er videresendt til AU via HR.
Der er udarbejdet en sikkerhedsfolder, som er ophængt forskellige steder på instituttet.
Der har været anmeldelser på et par arbejdsskader, ikke noget alvorligt.
I november indkaldes til den årlige lovpligtige arbejdsmiljødrøftelse.
Renovering: i 1525, som er under renovering findes asbest indkapslet i bjælker, der er ingen sundhedsfare i den forbindelse.
Vi samarbejder med Statens Institut for Strålehygiejne om sikkerhed ved ASTRID2, således at strålingsrisikoen minimeres.

6. Biblioteksudvalget

Udvalget refererer til institutlederen.
Udvalget ledes og indkaldes af udvalgets formand som udpeges af institutlederen.
Udvalgets medlemmer udpeges af institutlederen.

Overordnede funktioner

• Planlæge strategi for biblioteket og være sparringspartner for bibliotekaren.
• Hjælpe bibliotekaren med beslutninger f.eks. vedr. opsigelser/nytegning af tidsskrifter.
• Holde styr på bibliotekets økonomi, herunder lave årlige budgetter efter oplæg fra bibliotekaren.
• Sikre at bibliotekets hjemmeside er up-to date med alle relevante oplysninger.
• Sikre at bibliotekets arealer bruges mest hensigtsmæssigt.

Samuel Schindler meddelte, at biblioteket fremover vil få placering på Matematisk Institut. Fysik kan i et vist omfang bibeholde nogle bøger på vores nuværende bibliotek, hvis vi ønsker at beholde det som et læsemiljø for de studerende.
Vedrørende CSS bøger, som er taggede: de flyttes formentlig til det nye område, og CSS ønsker at få en vis indflydelse på indretningen og opsætningen af bøgerne.
Endvidere har vi fået en meddelelse om at der kan indkøbes E-bøger for et vist beløb, vi skal blot melde tilbage, hvilke bøger vi ønsker.

7. PR-udvalget

Udvalget refererer til institutlederen.
Udvalget ledes og indkaldes af formanden.
Udvalgets medlemmer udpeges af institutlederen.

Overordnede funktioner

• Udpege og stimulere nye initiativer der bidrager til instituttets, fakultetets og universitetets gode omdømme.
• Bidrage til at opretholde kontakten til de primære kilder for nye studerende, herunder gymnasier, HTX og HF.
• Bidrage til udformningen af arrangementer som studiepraktik, erhvervspraktik, gymnasielærerdage og offentlige foredrag.
• Tage initiativ til deltagelse i, samt evt. udformning af, større begivenheder af national eller international karakter indenfor fysik og/eller astronomi.

Helge Knudsen var ikke til stede, men vi har tal for omfanget af besøgsservice i 2013, som per 1. september er 44.
I 2012 havde vi 72 besøg i alt.

8. Lokaleudvalget

Udvalget refererer til institutlederen.
Udvalget ledes og indkaldes af formanden.
Udvalgets medlemmer udpeges af institutlederen.

Overordnede funktioner

• Bidrage til at optimere udnyttelsen af instituttets lokaler.
• Udpege renoveringsmodne lokaler.
• Identificere, og om muligt løse, problemer der skyldes lokalers uhensigtsmæssige anvendelse.
• Assistere fakultetet i at gøre ombygnings- eller renoveringsopgaver så lempelige som muligt for brugerne.

Peter Balling: Renoveringen af 1525 er i gang, og det har medført en del udfordringer i form af "genhusning" af beboerne fra 4. og 3. sal i 1525.
Til december påbegyndes 2. sal, og der har vi 4 kontorer, der skal tømmes, og her har vi ikke plads til genhusning, med mindre vi kan få mere plads i Barak 12.
Peter er påbegyndt planlægningen af renoveringen i 1522 fløjen, som påbegyndes efter sommerferien næste år.

9. Koordinationsudvalget

Udvalget refererer til institutlederen.
Udvalget ledes og indkaldes af formanden.
Udvalgets medlemmer udpeges af institutlederen.

Overordnede funktioner

• Bidrage til at optimere udnyttelsen af instituttets centrale faciliteter, såsom mekanisk værksted, konstruktionsafdeling og elektronikafdeling.
• Bidrage til en prioriteringsrækkefølge for de indkommende opgaver til ovennævnte.

Peter Balling refererede at der var en god flexibilitet ved prioriteringerne i udvalget, og mindede om, at alle kan logge ind på hjemmesiden og se hvor langt deres projekt er. Den tekniske infrastruktur bør drøftes på sigt ved afslutningen af ASTRID2 projektet.

10. VIP-FU og TAP-FU

Der afholdes møder i begge udvalg hver 14. dag.

Vip forretningsudvalg
Udvalget refererer til institutlederen.
Udvalget ledes og indkaldes af institutlederen.
Udvalgets medlemmer udpeges af institutlederen.

Overordnede funktioner
Udvalget bistår institutlederen i beslutninger af almen interesse for instituttet, herunder

• Økonomi.
• Personalesager og ansættelser.
• Forskningsanliggender.
• Uddannelsesanliggender.
• Føre medarbejderudviklingssamtaler for VIP-personalet.

TAP forretningsudvalg
Udvalget refererer til institutlederen.
Udvalget ledes og indkaldes af institutlederen.
Udvalgets medlemmer udpeges af institutlederen.

Overordnede funktioner

• TAP-FU er et forum bestående af institutleder samt instituttets TAP gruppeledere.
• I udvalget drøftes anliggender fra de enkelte afdelinger og der informeres om økonomi, personale, lokaleforhold.
• Alle instituttets medarbejdere informeres via referat fra møderne.
• Føre medarbejderudviklingssamtaler for TAP-personalet.

Lars Andersen og Ruth Laursen