REFERAT AF MØDE NR. 2/2013 i Institutforum
ved Institut for Fysik og Astronomi
den 22. oktober 2013 kl. 12.30-14.00

Til stede: Lars Andersen (formand), Hans Harhoff Andersen, Peter Balling, Niels Hertel, Laurits Støvring Andreasen, Hans Kjeldsen, Liv Hornekær, Nils Randlev Hundebøl, Peter Lange, Frank Mikkel-sen, Jacob Sherson, Jens Vestergaard, Malte Tichy.
Afbud fra: Hans Fynbo, Hans Kjeldsen, Nanna Ravn Rasmussen.
Observatører: Ruth Laursen, Henrik Kragh Sørensen.
Referent: Ruth Laursen.

Institutlederen indledte med at byde velkommen til de to nye medlemmer af udvalget: Malte Tichy (repræsenterer postdoc) og Laurits Støvring Andreasen (repræsenterer de studerende).

1. Godkendelse af dagsorden
Hanne Andersen, formand for arbejdsgruppen til udarbejdelse af Høring om etablering af fælles retningslinjer for ansvarlig forskningspraksis, havde fremsendt udkast til høring i Institutforum. Det blev optaget som nyt punkt 3A på dagsordenen.

2. Godkendelse af referat fra 22. maj 2013.
Referatet havde været udsendt til godkendelse.

3A. Høring om etablering af fælles retningslinjer for ansvarlig forskningspraksis
Institutlederen redegjorde kort for indholdet, og beklagede at Hanne Andersen (formand for ST´s arbejdsgruppe: Code-of-Conduct) var blevet forhindret i at komme til mødet. AU har ønsket at sætte fokus på at etablere fælles retningslinjer på dette område.
Debatoplægget fra Universitetets ledelse blev omdelt på mødet, og det besluttedes at medlemmerne i Institutforum har en høringsfrist til 4. november, og eventuelle kommentarer sendes direkte til formanden for ST´s arbejdsgruppe Hanne Andersen.

3. Årshjul for Institutforum
Til mødet forelå udkast til årshjul med optag af emner, som er foreslået i forretningsorden for Institutforum. Efter en kort drøftelse besluttedes det at indsætte punktet: Organisation på IFA i juni mødet.

4. Meddelelser fra institutlederen, herunder instituttets økonomi
Følgende emner havde været fremlagt på dagens informationsmøde samt LSU-møde:

• MUS ledelse ved IFA
• Kantine drift, præsentation af Sussi
• Opfølgning på Psykisk APV
• Økonomi
• KPI
• Publikationer i PURE (antal publikationer skal øges)
• Ansættelser/fratrædelser siden sidst
• Stillingsstruktur- Tenure Track
• Ph.d. seminar dag den 24.10

Vedrørende KPI orienterede institutlederen om den nuværende status: IFA har indsendt 10 KPI'er, og dekanatet har efterfølgende fastlagt 5, hvorefter vi selv vælger 3-6 af de 10 indsendte.

5. Tenure Track – proces og retningslinjer
Institutlederen redegjorde kort for indholdet i dokumentet, som udvalget, med Jes Madsen som formand, har sendt i høring ved LSU.
Tenure Track er et alternativ til en fast stilling, som ligger ved instituttet og opslås gennem HR på vanlig vis. Højt kvalificerede kandidater ansættes på adjunkt-/forsker-niveau i en seksårig periode med mulighed for oprykning til lektor-/seniorforsker-niveau.
Der afholdes en midtvejsevaluering med det formål at sikre at kandidaten er på rette spor, ift. at opnå en positiv evaluering af Tenure Track forløbet i henhold til Science and Technologys kriterier for varige ansættelser, samt at vejlede kandidaten i forhold til at planlægge den resterende tid af forløbet. Ved afslutningen af Tenure Track forløbet iværksættes et tenure review med henblik på at bedømme, om kandidaten er kvalificeret til at overgå til senior-/lektorstillingen.
Der bliver således to forløb: et postdoc/adjunkt forløb som nu samt det nye Tenure Track forløb.

6. Instituttets strategiplan
Institutlederen redegjorde for ”kommandovejen” i forbindelse med stillingsopslag. Det er således altid dekanatets grænsebetingelser der er gældende. De aktuelle stillingsopslag og ønsker om opslag blev kort opridset, og institutlederen arbejder videre med sagen, når dekanen er klar til at forhandle.
Vi er endvidere blevet bedt om at indmelde en handleplan med emnerne: Forskning - Videnudveks-ling – Uddannelse – Talentudvikling. Vi er midt i processen, som har en deadline til 1. november 2013.

7. Orientering fra Akademisk Råd

• Peter Balling refererede: Akademisk Råd har drøftet Tenure Track og ligeledes økonomien, hvor inddækning fra eksterne midler er i fokus.
• I november måned afholdes et seminar på Sandbjerg for medlemmer af alle fire Akademisk Råd ved AU sammen med AU´s ledelse.

8. Instituttets tema for 2014 – Hvad skal processen være? Virker den efter hensigten?
Emnet blev drøftet i panelet, og man gav udtryk for at årets tema var svært at identificere sig med og holde fokus på i hverdagen (Arbejdsglæde). Man var enige om, at processen var OK, men at man ved indkaldelse af forslag til emner for 2014 også gerne ser forslag til at holde emnet i fokus hele året.

9. Eventuelt

• Liv Hornekær orienterede om online kurser, som bliver udbudt, og efter en kort drøftelse om en eventuel brug af dette, var man enige om, at det var en AU-sag og ikke en institutsag.
• Institutlederen mindede om, at biblioteket har afsat kr. 600.000 til indkøb af e-bøger, såfremt nogen har behov for det.

Mødet sluttede kl. 14.30.

Lars Andersen/Ruth Laursen